Dans le cadre de son activité, NOALIS est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives aux locataires et aux candidats à un logement (location ou achat). Soucieuse de construire avec vous une relation de confiance durable et respectueuse de vos droits et libertés, NOALIS s’engage en matière de protection des données à caractère personnel. NOALIS est soumise aux règles applicables en matière de protection des données personnelles et en particulier le règlement général européen sur la protection des données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD ») ainsi que la loi «Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée.
1 – Objectif de cette page : informer et assurer la transparence et la loyauté des traitements de données clients
L’objectif principal de cette page est de regrouper en un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible les informations concernant les traitements des données vous concernant, mis en œuvre par NOALIS. La présente politique vous permettra de comprendre les conditions dans lesquelles vos données sont traitées, ainsi que de connaitre vos droits à cet égard et de pouvoir les exercer de manière efficace auprès de nos services.
2 – Qui nous sommes
NOALIS est une filiale d’Action Logement, acteur de référence depuis plus de soixante ans dans le secteur du logement social et du logement intermédiaire en France.
NOALIS, est implanté sur l’Est de la Nouvelle Aquitaine et a pour objet d’améliorer l’accès au logement des jeunes actifs, des salariés des classes moyennes et des seniors. NOALIS est partenaire des collectivités pour la réalisation de projets complexes à fort enjeu social.
3 – Identité du responsable de traitement
Les données à caractère personnel sont collectées par NOALIS Société Anonyme d’HLM à Conseil d’Administration, au capital de 40 143 696 €uros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Limoges sous le numéro 561 820 481 – APE 6820A, ayant son siège social au 161 rue Armand Dutreix – CS 80028 – 87001 LIMOGES Cedex 1, représentée par Elodie AMBLARD, en sa qualité de Directrice Générale.
4 – Délégué à la protection des données
NOALIS a désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel ou Data Protection Officer (DPO).
Ce délégué à la protection des données est en charge de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de données à caractère personnel.
Vous pouvez contacter le DPO :
– par courrier électronique : dpo@noalis.fr
– à l’adresse postale suivante :
NOALIS,
Service Informatique et Libertés,
161 rue Armand Dutreix – 87000 LIMOGES
5 – Modalités d’information concernant la collecte de vos données
Dans un souci de transparence et en tant que responsable de traitement, NOALIS prend soin d’informer les demandeurs et les locataires de chacun des traitements qui les concernent.
Lorsque NOALIS est amenée à traiter des données, elle le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.
Les finalités sont inscrites dans son registre des traitements. Les mentions d’information que nous portons à votre connaissance contiennent les finalités que nous poursuivons lors du traitement de vos données.
Nous vous informons lors de la collecte et dans nos conditions contractuelles.
Le locataire porte à la connaissance des personnes déclarées comme vivant à son foyer la présente Politique de protection des données.
6 – Des données nécessaires par rapport aux finalités poursuivies
Pour chacun des traitements mis en œuvre, NOALIS s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
NOALIS veille à ce que les données soient mises à jour, si nécessaire, et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.
7 – Les catégories de données à caractère personnel que nous traitons
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après, NOALIS collecte et traite notamment les catégories de données suivantes : Etat civil, coordonnées téléphoniques, vie personnelle et vie professionnelle, informations financières économiques et fiscales, ainsi que des données de connexion (supports médias).
NOALIS est amenée à disposer d’informations liées à la santé, au handicap ou à la perte d’autonomie, dans le cadre d’évaluations sociales, d’aménagement spécifique du logement ou encore en cas de dommage corporel causé à un locataire/occupant ou à un tiers lors d’un sinistre affectant le logement. Dans ce contexte, lorsque cela sera nécessaire, elle demandera le consentement de la personne préalablement à la collecte de telles données.
NOALIS ne traite pas de données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou encore l’appartenance syndicale, ni de données génétiques ou biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique.
Lorsque la collecte des données est rendue obligatoire pour l’octroi d’un logement, ou pour répondre à des obligations légales ou règlementaires, la personne concernée en sera informée. Les conséquences d’un défaut de réponse lui seront précisées.
Il est également précisé que les données à caractère personnel communiquées par vous à NOALIS pourront servir à mettre à jour les données déjà détenues par NOALIS pour les mêmes finalités que celles poursuivies initialement.
Les informations détenues par NOALIS dans le cadre des contrats en cours pourront être utilisées lors de l’examen de toute nouvelle demande de logement, et en particulier en cas de mutation.
8 – L’origine des données que nous traitons
Les données personnelles déclaratives
Il s’agit des données personnelles que vous fournissez dans le cadre de :
– La candidature pour l’attribution d’un logement ;
– La candidature pour l’achat d’un logement ;
– La conclusion d’un contrat de bail ;
– La déclaration d’un sinistre ;
– La prise de contact avec nos services et nos prestataires que ce soit par téléphone, courrier ou mail ;
– La prise de contact via notre site internet, extranet ;
– Les réponses à des enquêtes de satisfaction ou obligatoires ;
– La participation à une animation comme une opération de jeu ou une réunion ;
– La gestion locative et patrimoniale des logements et de leurs accessoires, y compris la sécurité et la tranquillité résidentielle ;
– La gestion des relations avec les organismes d’aides au logement ;
– La gestion des relations avec les réservataires des logements ;
– Le suivi des impayés.
Les données personnelles générées par votre activité
L’exécution de votre contrat de bail génère des données vous concernant comme par exemple le solde de votre compte, le quittancement, …
Les données personnelles dérivées
Certaines données sont générées et/ou calculées à partir des 2 autres catégories de données, comme le reste à vivre.
Les données personnelles vous concernant provenant de tiers
Les données personnelles peuvent également provenir :
– De nos partenaires, de nos réservataires, du Système National d’Enregistrement des demandes de logement social, des CAF ou MSA …
– De nos prestataires sous-traitant avec qui nous avons conclu un contrat pour qu’ils interviennent pour notre compte comme par exemple : les prestataires d’enquête, les entreprises de maintenance et de réparation, la société qui assure l’astreinte …
9 – Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données
En tant que bailleur, NOALIS met en œuvre un traitement de données à caractère personnel concernant les demandeurs et locataires, fondé sur les bases juridiques et les principales finalités suivantes :
L’exécution d’un contrat (lorsque le traitement est nécessaire à la bonne exécution d’obligations contractuelles ou l’exécution de mesures précontractuelles)
– Gestion des demandes de logement
– Gestion des attributions de logement
– Gestion des états des lieux (entrants, sortants) et préavis de départ locataires
– Gestion locative liée à l’exécution du contrat de bail ou d’un mandat de gestion, conformément à la règlementation en vigueur (établissement du bail, avenants, du quittancement, des charges, suivi des consommations, gestion et suivi des attestations d’assurance, des sinistres…)
– Gestion et suivi des versements des aides au logement (y compris le versement direct au bailleur et la consultation et le partage de données avec les organismes CAF ou MSA)
– Gestion des copropriétés
– Gestion des contrôles d’accès aux résidences
– Organisation, gestion et suivi des travaux, y compris la communication des coordonnées locataires afin de permettre à nos prestataires de prendre rendez-vous et d’intervenir dans les logements occupés
– Gestion et suivi des réclamations et demandes
– Gestion du précontentieux et du contentieux (suivi des impayés, litiges, troubles de voisinage, etc…)
– Gestion de l’extranet client
– Gestion de la communication et de l’information des locataires sur la vie résidentielle et toutes les informations en lien avec le contrat de location, les obligations légales et réglementaires en vigueur et par tous les moyens (notamment mail, SMS, MMS, téléphone, courriers, …)
Le respect des obligations légales imposées à NOALIS en tant que bailleur de logement
– Enregistrement et traitement des demandes de logement social, y compris dans le cadre des opérations de renouvellement urbain (Cerfa + pièces justificatives)
– Gestion, organisation et suivi des commissions d’attribution de logements
– Gestion des enquêtes obligatoires (OPS/SLS)
– Gestion des élections des représentants des locataires
– Organisation, gestion et suivi des réhabilitations (y compris enquêtes avant travaux, sondage, …)
– Gestion et suivi de l’adaptation des logements
– Exécution des décisions de justice ayant une incidence sur le lieu de résidence (telles que les décisions ordonnant l’éloignement d’un résident ou un relogement en urgence)
– Gestion de la comptabilité
– Gestion des ventes de logement
– Exécution des obligations légales et réglementaires à la charge du bailleur
Les intérêts légitimes poursuivis par NOALIS
– Gestion de la collaboration avec les partenaires sociaux (hors obligations légales et contractuelles)
– Gestion, suivi et reporting des projets en faveur des locataires (y compris animation jeu concours locataires)
– Gestion des enquêtes de satisfaction locataires
– Réalisation d’audits et de contrôles internes, de reporting, de statistiques
– Gestion de la vidéosurveillance à des fins de sécurité et pour maintenir la tranquillité des lieux et de preuve des incidents
– Etude et préparation de la cession de logements
– Analyse statistique de la fréquentation et de la mesure d’audience des sites et applications mobiles
– Gestion des écoutes et des enregistrements des conversations téléphoniques à des fins de suivi et d’amélioration de la qualité
– Gestion des sites internet
Le consentement du locataire
– La mise en œuvre, la gestion et le suivi des accompagnements sociaux personnalisés
– Demande et suivi des aides au logement (dématérialisation sur IDEAL CAF)
10 – Les destinataires de vos données
Les données à caractère personnel collectées, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, sont destinées à NOALIS en sa qualité de responsable du traitement.
En outre, NOALIS veille à ce que seules des personnes habilitées puissent avoir accès à vos données pour le besoin de leurs missions.
Vous êtes informé(e) que vos données peuvent faire l’objet d’une communication aux services institutionnels, aux partenaires sociaux, à ses partenaires contractuels, aux médiateurs et aux prestataires chacun pour ce qui les concerne, à certaines collectivités sous convention pour la facturation de la Redevance Ordures Ménagères ou la distribution de l’eau, et aux tiers et autorités légalement habilitées à en connaître, aux organismes du logement représentatifs du logement social et intermédiaire, aux réservataires.
Pour la gestion des situations en contentieux, NOALIS peut communiquer des informations vous concernant à des tiers tels que des conseillers juridiques, des sociétés de recouvrement, des huissiers de justice, des avocats, des notaires et tout intervenant dans le litige.
NOALIS met tout en œuvre pour éviter les cas d’expulsions. Pour cela NOALIS travaille conjointement avec les organismes concernés (CAF, CCAPEX (Commission de Coordination des Actions de Prévention des Expulsions locatives). Elle est donc amenée à communiquer des informations relatives à votre situation personnelle à ces intervenants.
En cas de cession de logements ou notamment de fusion-absorption, les données à caractère personnel pourront être transmises à la nouvelle entité dans le but d’assurer la reprise des engagements contractuels. En cas de cession d’un bien immobilier appartenant à NOALIS, les données locataires sont susceptibles d’être transmises au nouveau bailleur afin d’organiser, de préparer et d’assurer la reprise des engagements pris au titre du bail.
Par ailleurs, NOALIS peut transmettre vos coordonnées afin de permettre aux prestataires d’entretien, maintenance ou réparation des logements d’intervenir.
Ces destinataires n’ont accès qu’aux seules données indispensables au regard des finalités poursuivies. Ils n’agissent que sur instruction de NOALIS, responsable de traitement et sont tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que NOALIS.
11 – Les transferts de vos données hors de l’union européenne
NOALIS ne transfert pas vos données vers des pays ou organismes situés en dehors de l’Union Européenne.
Si toutefois, NOALIS devait exceptionnellement avoir besoin de transférer vos données en dehors de l’Union Européenne, elle ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité de vos données à caractère personnel équivalent à celui proposé au sein des états membres de l’Union Européenne.
12 – Les modalités de conservation de vos données
NOALIS fait en sorte que les données soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées seulement pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles nous les collectons.
13 – La sécurité de vos données
NOALIS accorde une importance particulière à la sécurité de vos données à caractère personnel.
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection, leur confidentialité, leur disponibilité et leur intégrité.
Lors de l’élaboration et de la conception de nouveaux projets, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils permettant le traitement de vos données à caractère personnel, NOALIS s’assure que ces derniers offrent un niveau de protection adéquat des données traitées.
NOALIS met ainsi en œuvre des mesures respectueuses des principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées.
En cas de recours à un prestataire, NOALIS ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Dans le respect de ses obligations légales et réglementaires, NOALIS conclut avec ses sous-traitants des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.
NOALIS effectue régulièrement des audits de ses propres services afin de contrôler la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données.
14 – Les droits qui vous sont reconnus
NOALIS est soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de vos données à caractère personnel mis en œuvre.
Lorsque vos données font l’objet d’un traitement, vous disposez du droit de demander à y accéder.
L’exercice du droit d’accès vous permet d’obtenir et vérifier les données qu’un organisme détient sur vous. Il permet également de contrôler l’exactitude des données et, au besoin, de les faire rectifier ou effacer.
L’organisme auprès duquel vous demandez votre « droit d’accès » devra être en mesure de vous faire parvenir une copie des données qu’il détient sur vous dans un format compréhensible.
L’organisme peut vous demander de joindre tout document permettant de prouver votre identité (ex. copie de pièce d’identité).
Ce droit d’accès peut s’exercer par voie électronique ou par courrier.
L’accès à ce droit est gratuit. Dans certains cas, des frais raisonnables liés au traitement de votre dossier pourront vous être demandés.
Votre droit à la rectification de vos données
Vous avez la possibilité de demander à NOALIS que vos données personnelles, soient rectifiées, complétées si celles-ci sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
Votre droit à l’effacement de vos données
Vous pouvez demander à NOALIS l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
– les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées ;
– vous retirez le consentement préalablement donné ;
– vous vous opposez au traitement de vos données lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
– le traitement de données n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la règlementation applicable.
Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra être exercé que si un des motifs prévus dans la règlementation applicable est présent.
Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, NOALIS ne pourra répondre favorablement à votre demande. Tel sera le cas si NOALIS est tenue de conserver vos données en raison d’une application légale ou règlementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice.
Votre droit à la limitation des traitements de vos données
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la règlementation.
Votre droit d’opposition aux traitements de vos données
Vous disposez du droit de vous opposer, à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement (cf ci-dessus).
En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si NOALIS démontre avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Vous disposez du droit de vous opposer à la prospection commerciale ainsi qu’au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.
Notamment, en matière de prospection commerciale, il est rappelé que vous pouvez vous opposer à recevoir de la prospection par voie postale ou par téléphone de la part NOALIS et de ses partenaires.
Votre droit à la portabilité de vos données
Le droit à la portabilité offre aux personnes la possibilité de récupérer une partie de leurs données dans un format ouvert et lisible par machine. Elles peuvent ainsi les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre, en vue de leur réutilisation à des fins personnelles.
Ce droit s’applique si ces trois conditions sont réunies :
– Le droit à la portabilité est limité aux données personnelles fournies par la personne concernée et aux données d’exécution du contrat.
– Il ne s’applique que si les données sont traitées de manière automatisée (les fichiers papiers ne sont donc pas concernés) et sur la base du consentement préalable de la personne concernée ou de l’exécution d’un contrat conclu avec la personne concernée.
– L’exercice du droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers, dont les données se trouveraient dans les données transmises suite à une demande de portabilité.
Votre droit de retirer votre consentement
Lorsque les traitements de données mis en œuvre par NOALIS sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. NOALIS cessera alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquels vous aviez consenti ne soient remises en cause.
Votre droit de définir des directives post-mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, l’effacement, la communication de vos données personnelles après votre décès, auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
Les modalités d’exercice de vos droits
Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse électronique suivante : dpo@noalis.fr
ou par courrier à l’adresse postale suivante :
NOALIS,
Service Informatique et Libertés,
161 rue Armand Dutreix – 87000 LIMOGES
Dans le cadre de l’exercice de vos droits, vous devrez justifier de votre identité par tout moyen. En cas de doute sur celle-ci, NOALIS pourra vous demander de fournir des informations supplémentaires apparaissant nécessaires à votre identification, y compris la photocopie d’un titre d’identité.
Votre droit d’introduire un recours auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contacté, que vos droits « Informatiques et Libertés » ne sont pas respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
15 – Envoi d’informations par courrier électronique
NOALIS et ses partenaires pourront vous adresser par courriers électroniques (mails, sms, mms, téléphone, …) des informations sur la vie résidentielle et toutes informations dans le cadre de l’exécution du contrat de bail que vous avez conclu, ou pouvant être également en lien avec les obligations légales et règlementaires en vigueur.
16 – Vous avez des questions sur le traitement de vos données ou sur ce document ?
Si vous avez des questions, sur la protection de vos données, notre délégué à la protection se tient à votre disposition à l’adresse mail suivante : dpo@noalis.fr
17 – Modification de la Politique de protection des données personnelles
Afin de prendre en compte les évolutions législatives et règlementaires, et tout changement dans notre organisation ou dans les traitements que nous réalisons, cette politique de protection des données personnelles est publiée et régulièrement tenue à jour sur notre site internet : www.noalis.fr
Elle sera effective dès sa publication.
Nous vous invitons à vous y référer lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version disponible.